Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

4.1 Bewerberdaten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhebt und verarbeitet das BilSE-Institut für das Auswahl- und Einstellungsverfahren folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum
• Angaben zur beruflichen Qualifikation und zum beruflichen Werdegang
• Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer

Die Bewerbungsunterlagen können auf dem Postweg oder elektronisch per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Formular an uns übermittelt werden. Wird anschließend ein Arbeitsvertrag mit dem Bewerber/der Bewerberin geschlossen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Beschäftigungsverhältnis mit dem Bewerber bzw. der Bewerberin begründet, werden die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich zwei Monate nach Zugang der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen (z. B. zur Beweissicherung in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)) entgegenstehen.

4.2. Beschäftigtendaten

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum
• Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Angaben zur beruflichen Qualifikation und zum beruflichen Werdegang
• Vertrags- und Beschäftigungsdaten
• Urlaubs- und Krankheitszeiten, soweit dies für die Personalverwaltung erforderlich ist
• Bank- und Zahlungsdaten zur Abrechnung des Arbeitsentgelts
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Daten zur betrieblichen Kommunikation und Zusammenarbeit
• Daten zur Nutzung von betrieblichen IT-Systemen, soweit dies erforderlich und zulässig ist
• Daten zur Fort- und Weiterbildung
• sonstige Daten, die für die Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten:
  • Gesundheitsdaten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Durchführung arbeitsrechtlicher Pflichten oder die Ausübung arbeitsrechtlicher Rechte erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO sowie § 26 Abs. 3 BDSG vorliegt. Hierzu können insbesondere Daten im Zusammenhang mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement sowie – soweit erforderlich – Nachweise über den voraussichtlichen Entbindungstermin gehören.
• Weitere personenbezogene Daten können insbesondere sein:
  • Daten aus einem polizeilichen Führungszeugnis oder einer Zuverlässigkeitsprüfung, sofern dies für die jeweilige Tätigkeit erforderlich und gesetzlich zulässig ist,
  • Daten im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge, betrieblichen Versicherungen und dem Arbeitsschutz,
  • der Grad einer Behinderung bzw. eine Gleichstellung sowie das Bestehen einer Fahrerlaubnis, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
    
    

4.3. digitale Personalakte

Die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Personalunterlagen werden teilweise oder vollständig in einer digitalen Personalakte verarbeitet und gespeichert.

Die digitale Personalakte kann insbesondere folgende Unterlagen und Daten enthalten:

• Bewerbungsunterlagen und Angaben aus dem Bewerbungsverfahren,
• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen,
• Nachweise über Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen,
• Bescheinigungen und sonstige personalbezogene Nachweise,
• Angaben zu Urlaub, Abwesenheiten und sonstigen personalbezogenen Sachverhalten,
• für die Entgeltabrechnung erforderliche Unterlagen,
• Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge und zu betrieblichen Versicherungen,
• sonstige Unterlagen, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Die digitale Personalakte wird in einer vom BilSE-Institut selbst entwickelten Anwendung auf eigenen Servern betrieben. Eine Verarbeitung der in der digitalen Personalakte gespeicherten Daten durch einen externen Anbieter zum Betrieb der Anwendung findet nicht statt.

Der Zugriff auf die digitale Personalakte ist auf hierzu berechtigte Personen beschränkt und erfolgt nach einem aufgaben- und rollenbezogenen Berechtigungskonzept. Beschäftigte erhalten nur Zugriff auf die Daten, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, werden nur verarbeitet und zugänglich gemacht, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Zugriffe auf besonders geschützte Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, werden auf die hierfür jeweils erforderlichen und berechtigten Personen beschränkt.

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen der digitalen Personalakte durch externe Stellen verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht und die datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere an die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, erfüllt sind.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Personalverwaltung/digitale Personalakte
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Organisation des Arbeitsablaufs
• Kommunikation innerhalb des Unternehmens
• Planung und Durchführung von Fort- und Weiterbildungen
• Gewährleistung der IT- und Datensicherheit
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
• Wahrnehmung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.
  
  

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist,
• Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, bestehen unsere berechtigten Interessen insbesondere in der effizienten Organisation der Personalverwaltung, der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und sicheren IT-Betriebs, der Verhinderung von Missbrauch sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
• § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz, Tarifvertrag oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns freiwillig eine Einwilligung erteilt haben.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf einer hierfür einschlägigen gesetzlichen Grundlage, insbesondere nach Art. 9 DSGVO und den ergänzenden Vorschriften des BDSG.