Datenschutzhinweise zur Arbeitszeiterfassung
1. Allgemeine Hinweise
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der elektronischen Zeiterfassung verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den weiteren geltenden Datenschutzvorschriften zustehen.
Diese Datenschutzhinweise gelten für alle Beschäftigten, Auszubildenden, Praktikantinnen und Praktikanten sowie sonstige Personen, soweit diese die elektronische Zeiterfassung nutzen.
2. Verantwortlicher
BilSE-Institut für Bildung und Forschung GmbH
Kerstingstraße 2
18273 Güstrow
Geschäftsführung:
Rainer Schätz, Eric Heidemann-Schätz
Fon: 03843-7736-0
E-Mail:info@bilse.de
3. Datenschutzbeauftragte
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
Datenschutz
Kerstingstraße 2
18273 Güstrow
Fon: 03843 7736-230
E-Mail: datenschutz@bilse.de
4. Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Im Rahmen der elektronischen Zeiterfassung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Name bzw. Mitarbeiterkennung,
- dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnete NFC-Chip-Kennung,
- Datum und Uhrzeit der Zeitbuchung,
- Art der Buchung, beispielsweise Arbeitsbeginn, Arbeitsende oder Pause,
- Beginn und Ende von Pausenzeiten,
- Soll- und Ist-Arbeitszeiten,
- Arbeitszeitkonten,
- Mehr- und Minderarbeitszeiten sowie Überstunden,
- Urlaub und sonstige Abwesenheiten,
- Fehlzeiten und, soweit für die Arbeitszeit- und Personalverwaltung erforderlich, krankheitsbedingte Abwesenheitszeiten,
- Korrekturen und manuelle Änderungen von Zeitbuchungen einschließlich der hierfür erforderlichen Angaben,
- gegebenenfalls Angaben zur Begründung oder Dokumentation einer Korrektur,
- bei der Online-Erfassung erforderliche technische Daten, soweit diese für den sicheren Betrieb, die Bereitstellung und die Funktionsfähigkeit des Systems notwendig sind.
Im Rahmen der elektronischen Zeiterfassung werden keine Diagnosen, Krankheitsursachen oder sonstigen medizinischen Einzelangaben erfasst. Die Erfassung beschränkt sich auf die für die Arbeitszeit- und Personalverwaltung erforderlichen Angaben zur Abwesenheit.
Der NFC-Chip dient dabei lediglich der Identifikation des zugeordneten Mitarbeiters im Zeiterfassungssystem. Auf dem NFC-Chip selbst werden keine weiteren Daten gespeichert. Die für die Zeiterfassung erforderlichen Informationen werden im zentralen Zeiterfassungssystem verarbeitet.
Bei der Erfassung am Terminal wird der dem Mitarbeiter zugeordnete NFC-Chip an das dafür vorgesehene Terminal gehalten. Das System ordnet die dabei ausgelesene Chip-Kennung dem jeweiligen Mitarbeiter zu und erfasst die entsprechende Zeitbuchung.
Der NFC-Chip darf grundsätzlich nur von der jeweils zugeordneten Person verwendet werden. Eine Weitergabe oder Nutzung des Chips durch andere Personen ist nicht zulässig.
Arbeitszeiten können, wenn erforderlich, über die dafür vorgesehene Online-Anwendung erfasst werden.
Bei der Online-Erfassung werden neben den eigentlichen Zeitbuchungen auch erforderliche technische Daten verarbeitet, insbesondere:
- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- sowie technische Protokolldaten, soweit diese für den sicheren Betrieb, die Bereitstellung und die Funktionsfähigkeit des Systems erforderlich sind.
5. Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Erfassung und Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit,
- Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung und zum Arbeits- und Gesundheitsschutz,
- Berechnung und Kontrolle von Arbeitszeiten und Pausen,
- Führung und Verwaltung von Arbeitszeitkonten,
- Erfassung und Verwaltung von Mehr- und Minderarbeitszeiten sowie Überstunden,
- Erfassung und Verwaltung von Urlaub und sonstigen Abwesenheiten,
- Erfassung und Verwaltung von Fehlzeiten,
- Verwaltung und Dokumentation krankheitsbedingter Abwesenheiten, soweit dies für den jeweiligen zulässigen Zweck erforderlich ist,
- Durchführung der Personalverwaltung,
- Prüfung und Korrektur von Zeitbuchungen,
- Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, soweit hierfür Arbeitszeitdaten erforderlich sind,
- Erfüllung gesetzlicher Nachweis-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten,
- Wahrnehmung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
- Gewährleistung des sicheren und zuverlässigen Betriebs der Online-Anwendung sowie Schutz vor unbefugten Zugriffen, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen.
Eine Nutzung der erfassten Zeitdaten zur allgemeinen Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten erfolgt nicht.
6. Rechtsgrundlagen
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis-, Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.
Hierzu gehören insbesondere die gesetzlichen Vorgaben zur Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit. Nach § 16 Abs. 7 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Auf Verlangen ist dem Arbeitnehmer eine Kopie der Arbeitszeitaufzeichnungen auszuhändigen.
Soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, die Personalverwaltung oder die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich ist, erfolgt sie insbesondere auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG. Danach dürfen Beschäftigtendaten verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Soweit im Rahmen der Zeiterfassung besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Abwesenheiten, verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen Vorschriften besteht und die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Dabei werden insbesondere die Voraussetzungen des § 26 Abs. 3 BDSG beachtet.
Soweit technische Protokolldaten zur Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Online-Anwendung verarbeitet werden und hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in der Sicherstellung eines sicheren und zuverlässigen Betriebs der Online-Anwendung, dem Schutz vor unbefugten Zugriffen und Missbrauch sowie der Erkennung, Aufklärung und Abwehr von Sicherheitsvorfällen. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sind die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen angemessen zu berücksichtigen.
7. Zugriff auf die erfassten Daten
Zugriff auf die erfassten Arbeitszeitdaten erhalten nur diejenigen Personen oder Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Dies können insbesondere sein:
- Personalverwaltung,
- Vorgesetzte bzw. hierfür zuständige Führungskräfte, soweit erforderlich,
- Geschäftsführung, soweit erforderlich,
- mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragte Stellen, soweit hierfür erforderlich,
- IT- bzw. Systemadministration, soweit dies für den technischen Betrieb und die Sicherheit des Systems erforderlich ist,
- sonstige mit der Verwaltung des Zeiterfassungssystems beauftragte Personen oder Dienstleister,
- gesetzlich hierzu berechtigte Behörden oder sonstige Stellen.
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine entsprechende datenschutzrechtliche Grundlage besteht.
8. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht.
9. Speicherdauer
Die Arbeitszeitaufzeichnungen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist mindestens zwei Jahre gespeichert. Soweit für einzelne Daten aufgrund anderer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche längere Speicherfristen erforderlich sind, werden die Daten entsprechend länger gespeichert.
Die technischen Protokolldaten der Online-Anwendung, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie sonstige für den sicheren Betrieb erforderliche Protokolldaten, werden für 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, sofern keine längere Speicherung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.
Für Daten, die darüber hinaus für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalverwaltung oder aufgrund anderer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind, können sich längere Speicherfristen ergeben.
Auch Daten zu Urlaub, Abwesenheiten, Mehr- und Minderarbeitszeiten sowie Korrekturen können entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder solange gespeichert werden, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Daten zu krankheitsbedingten Abwesenheiten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen zulässigen Zweck erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtmäßigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht, sofern keine andere gesetzliche Verpflichtung oder ein sonstiger rechtmäßiger Grund für eine weitere Speicherung besteht.
10. Verantwortlichkeit der Beschäftigten
Beschäftigte sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten entsprechend den betrieblichen Vorgaben vollständig und wahrheitsgemäß zu erfassen.
Hierzu gehören insbesondere die korrekte Erfassung von:
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende,
- Pausen,
- Mehr- und Minderarbeitszeiten bzw. Überstunden,
- Urlaub und sonstigen Abwesenheiten,
- sonstigen für die Arbeitszeitverwaltung erforderlichen Angaben.
Der persönliche NFC-Chip ist sorgfältig aufzubewahren und darf nicht an andere Personen weitergegeben werden.
Bei Verlust oder Fehlfunktion des NFC-Chips ist die zuständige Stelle unverzüglich zu informieren.
Fehlerhafte oder fehlende Zeitbuchungen sind nach den betrieblichen Vorgaben zu melden und gegebenenfalls zu korrigieren.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhende Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12. Ihre Rechte
Recht auf Auskunft - Art. 15 DSGVO:
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
Sie haben nach § 16 Abs. 7 ArbZG außerdem das Recht, auf Verlangen eine Kopie Ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen zu erhalten.
Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO:
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung - Art. 17 und 18 DSGVO:
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung bzw. Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit - Art. 20 DSGVO:
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, bestimmte von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO:
Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
In diesem Fall werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerruf einer Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Beschwerderecht - Art. 77 DSGVO:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.
Stand: 09.09.2026